Obieg dokumentów w naszej spółce to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli powinniśmy zabierać się za synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, wykorzystywanych od lat z powodzeniem. Możemy także, w przypadku chociażby niestandardowego rozdziału obowiązków, skorzystać z własnych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej. Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego.

Może zaabsorbują Cię też podobne wątki na ten temat? Jeśli tak, to przejrzyj je i zdobądź nowe informacje na to zagadnienie.

Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i szybki obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wybierany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, archiwizacji dokumentów. Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.
Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?
Tagi: