Od pewnego czasu powstaje bardzo wiele programów i systemów ułatwiających pracę tak w wielkich jak również mniejszych firmach. W każdym biurze przydatny jest system do zarządzania czasem, fakturowania, także jakiś system umożliwiający rozpoznanie poczty przychodzącej tak elektronicznej jak również zwykłej, na przykład po zeskanowaniu. Wszystko to zależy od tego jak działa przedsiębiorstwo. Jeżeli obracamy dużą ilością dokumentów różnego rodzaju, dodatkowo chcemy, aby wszystko znajdowało się nie tylko fizycznie w segregatorach lecz także w odpowiednich katalogach w komputerze absolutnie musimy zapewnić pracownikom dobry program upraszczający te czynności.

Mały podatnik czyli kto?

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu

Należy zakupić system, który po pierwsze ma możliwość by działać na kilku miejscach pracy. Zwykle nie mamy w firmie jednego człowieka odpowiedzialnego za wprowadzanie do systemu całej dokumentacji tylko po prostu każda osoba czy dział robi to we własnym zakresie. Powinniśmy sprawdzić jakie rozwiązania udostępnia interesujący nas program. To istotne, żeby nie wyszło po fakcie, że musimy skanować przykładowo kilkaset kartek codziennie, a system przestaje działać.

Kolejna kwestia to indeksowanie i właściwe dzielenie i oznaczanie skanowanych dokumentów. Dobrze działający program do tego zaprojektowany ma oczywiście te funkcje wbudowane.

Mocne wejście Twojej firmy

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu

Przykładowo aplikacje marki Kofax mają możliwość rozpoznawania kodów paskowych, określonych formularzy, stron oddzielających zbiory dokumentów. To ogromnie przydatne narzędzie. Nie trzeba się zastanawiać czy z pewnością dokumenty trafią do odpowiedniego katalogu, czy możemy skanować kilka formularzy jednocześnie. Jest taka możliwośc właśnie dzięki takim rozwiązaniom.

Co niezwykle ważne – takiego typu programy dają możliwość poprawy jakości skanowanych dokumentów. Zwykle mamy możliwość oglądać skany, które po prostu są nieczytelne. Za ciemne, rozmazane tło, tworzące jedną szarą masę litery – unikniemy takiego typu wpadek dzięki odpowiednim aplikacjom.

Upraszczanie żmudnych zajęć w przedsiębiorstwie przynosi efekty natychmiast. Pracownicy są wydajniejsi, ponieważ odpada im obowiązek wykonywania tego rodzaju czasochłonnych zadań. firma dzięki temu jest bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk. Dobrze jest zatem inwestować w programy ułatwiające obrót dokumentów.

Źródło: http://efematic.pl/
Kofax
Tagi: