Zarządzanie dokumentami w korporacji to kwestia priorytetowa. Od narzucenia systemu i kontroli warto by zabierać się za kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu uporządkowania, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu

Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat w praktyce. Możemy także, w przypadku chociażby niestandardowego rozdziału powinności pracowniczych, skorzystać z autorskich rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego.

Warto zobaczyć inne nasze serwisy (http://www.rebrand.com.pl/strategy/), by przeczytać inne ciekawe informacje na podobny temat. Nie zwlekaj zatem i kliknij tu!

Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i płynny obieg dokumentów.

Jeśli uważasz, że omawiany artykuł jest godny Twojej uwagi, to niewątpliwie warto zobaczyć tu (http://raczynski-kancelaria.pl/wspolpraca-odpowiedzialnosc) inne tego typu teksty.

System bezdziennikowy preferowany jest zwykle w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą komputerową ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.
Systemy workflow w firmie
Tagi: