Jeśli zamierzamy zorganizować konferencję lub szkolenie, mamy przed sobą wiele przygotowań, działań należy rozpocząć kilka miesięcy naprzód, w zależności od wagi wydarzenia. Podstawą przygotowań jest określenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne ważne pytania, na które musimy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzi to: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas satysfakcjonuje, aby organizacja tego wydarzenia okazała się sukcesem? Czy program konferencji będzie rozbudowany na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te kwestie bardzo pomocny okaże się program, w miarę możliwości szczegółowo rozpisany na godziny.

Szkolenie Instytutu Przemiany i Akademii Kobiet Sukcesu

Autor: Instytut Przemiany
Źródło: Instytut Przemiany

Jeśli organizujemy szkolenie, warto skonsultować się z szkoleniowcami i trenerami, ile czasu zajmie im zrealizowanie określonej tematyki szkolenia i czy ilość wiedzy, jaką chcą przekazać, nie przytłoczy zanadto uczestników. Zajęcia należy układać blokami tematycznymi, przewidując przerwy na kawę lub posiłek. Magnesem przyciągającym uczestników bywa wieczór integracyjny, wizyta w teatrze lub (zobacz http://wygodnie.com/) spacer po mieście.

W przypadku konferencji musimy z detalami określić jej zakres tematyczny i poświęcić czas na opracowanie listy występujących na niej specjalistów. Chcemy pozyskać jako wykładowców uznane autorytety z danej branży, należy ich powiadomić z dużym wyprzedzeniem, a w budżecie wziąć pod uwagę kwoty honorariów. Jeśli mamy ograniczone środki, możemy pokusić się o sponsoring firm branżowych w zamian za czas na prezentację ich oferty. Zarówno stworzenie listy osób mających wystąpienia, jak i uczestników konferencji to wielotygodniowe przygotowania. Na koniec pozostaje opracowanie materiałów, które zamierzamy wręczyć uczestnikom.

Co po maturze? Szkoła policealna!

Autor: iStock.com
Źródło: iStock.com

Mając określoną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy rozpocząć poszukiwania miejsca szkolenia lub konferencji. Jeżeli nie mamy własne sale konferencyjne, albo chcielibyśmy zorganizować nasze wydarzenie w innym mieście, np. Wrocławiu, wystarczy wyszukać w Intenecie. Otrzymamy duży wybór firm świadczących te usługi. Wybierajmy miejsce świadomie, bo rozrywki, jakie oferuje wielkie miasto, mogą zaprzątnąć uwagę uczestników konferencji.

Wybierajmy sale szkoleniowe z klimatyzacją, jeśli wydarzenie będzie przeprowadzane w porze letniej, z profesjonalnym wyposażeniem, ofertą noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele podmiotów oferujących usługi wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych daje nam pełen pakiet usług – wybieramy właśnie takie, sami poświęcając się promocji, czyli jak najszerszym powiadomieniem o tym wydarzeniu, oraz stroną merytoryczną wydarzenia.
Źródło: Synergy Trainings
Jak profesjonalnie zorganizować
Tagi: