Jeśli zamierzamy zorganizować konferencję lub szkolenie, mamy przed sobą wiele przygotowań, działań należy rozpocząć kilka miesięcy naprzód, w zależności od wagi wydarzenia. Podstawą przygotowań jest określenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne ważne pytania, na które musimy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzi to: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas satysfakcjonuje, aby organizacja tego wydarzenia okazała się sukcesem? Czy program konferencji będzie rozbudowany na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te kwestie bardzo pomocny okaże się program, w miarę możliwości szczegółowo rozpisany na godziny.

Szkolenie Instytutu Przemiany i Akademii Kobiet Sukcesu

Autor: Instytut Przemiany
Źródło: Instytut Przemiany

Jeśli organizujemy szkolenie, warto skonsultować się z szkoleniowcami i trenerami, ile czasu zajmie im zrealizowanie określonej tematyki szkolenia i czy ilość wiedzy, jaką chcą przekazać, nie przytłoczy zanadto uczestników. Zajęcia należy układać blokami tematycznymi, przewidując przerwy na kawę lub (na tej stronie) posiłek. Magnesem przyciągającym uczestników bywa wieczór integracyjny, wizyta w teatrze lub (zobacz http://wygodnie.com/) spacer po mieście.

W przypadku konferencji musimy z detalami określić jej zakres tematyczny i poświęcić czas na opracowanie listy występujących na niej specjalistów. Chcemy pozyskać jako wykładowców uznane autorytety z danej branży, należy ich powiadomić z dużym wyprzedzeniem, a w budżecie wziąć pod uwagę kwoty honorariów. Jeśli mamy ograniczone środki, możemy pokusić się o sponsoring firm branżowych w zamian za czas na prezentację ich oferty. Zarówno stworzenie listy osób mających wystąpienia, jak i uczestników konferencji to wielotygodniowe przygotowania. Na koniec pozostaje opracowanie materiałów, które zamierzamy wręczyć uczestnikom.

Co po maturze? Szkoła policealna!

Autor: iStock.com
Źródło: iStock.com

Mając określoną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy rozpocząć poszukiwania miejsca szkolenia lub konferencji. Jeżeli nie mamy własne sale konferencyjne, albo chcielibyśmy zorganizować nasze wydarzenie w innym mieście, np. Wrocławiu, wystarczy wyszukać w Intenecie. Otrzymamy duży wybór firm świadczących te usługi. Wybierajmy miejsce świadomie, bo rozrywki, jakie oferuje wielkie miasto, mogą zaprzątnąć uwagę uczestników konferencji.

Wybierajmy sale szkoleniowe z klimatyzacją, jeśli wydarzenie będzie przeprowadzane w porze letniej, z profesjonalnym wyposażeniem, ofertą noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele podmiotów oferujących usługi wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych daje nam pełen pakiet usług – wybieramy właśnie takie, sami poświęcając się promocji, czyli jak najszerszym powiadomieniem o tym wydarzeniu, oraz stroną merytoryczną wydarzenia.
Źródło: Synergy Trainings
Jak profesjonalnie zorganizować
Tagi: